- مقدمه :
امروزه با رشد روز افزون صنعت و تکنولوژي، اکثر سازمانها به نقش سیستم هاي مختلف مدیریت در هدایت و یکپارچگی فعالیت ها در فرآیند کاري پی برده اند. سیستم هاي مدیریت می توانند از جنبه ها و دیدگاه هاي مختلفی به بررسی فعالیتها، محصولات و خدمات سازمان بپردازند و یک یا چند بعد سازمان را مورد توجه قرار داده و رضایت گروه و یا گروههاي خاصی را مد نظر قرار دهند. این گروه ها می توانند شامل مشتریان، کارکنان، صاحبان و سهامداران، عرضه کنندگان، پیمانکاران، جامعه، گروه هاي مستقل ( نظیر گروههاي حمایت از محیط زیست)، دولت و غیره باشند. اگر سازمان رضایت همه گروه ها را درنظر بگیرد، باید به فعالیتهاي خود از جنبه هاي مختلف نگاه کند و این خود مستلزم استقرار سیستم هاي مدیریت مختلف درسازمان می باشد.
اما استقرار سیستم هاي مدیریت مختلف با نیازمندیهایی که خاص هریک از آنها می باشد، نه تنها باعث پیچیدگی و سردرگمی سازمان خواهد شد، بلکه مشکلاتی از قبیل به هدررفتن منابع، حجم عظیم مستندات، دوباره کاري ها، کاهش کارآیی و عملکرد سازمان، تضاد بین سیاستها و … را در پی خواهد داشت. بمنظور افزایش بهره وري، اثر بخشی و کارایی سازمان ها از یک سو و کاهش ضایعات و آسیب هاي جسمی و روانی انسانها از سوي دیگر و همچنین حفظ محیط زیست، امروزه سازمانها از ادغام سیستم هاي مختلف مدیریتی دریک سیستم مدیریت واحد به نام سیستم مدیریت یکپارچه(IMS) بهره می گیرند. سیستم مذکور از ادغام سیستم هاي زیر بوجود آمده است:
- سیستم مدیریت کیفیت ( ISO9001).
- سیستم مدیریت زیست محیطی (ISO).
- سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه اي ( OHSAS18001).
- تعریف مدیریت یکپارچه:
مدیریت یکپارچه مفهومی تعریف اجتماعی است که به انحا مختلف تفسیر و درک می‌شود. با این حال، به طور گسترده پذیرفته شده‌است که “فرایندهای غیر خطی و اتصال بین مشکلات” [[1را در یک زمینه مدیریتی تشخیص می‌دهد. مدیریت یکپارچه به گونه‌ای تعریف شده‌است که “جهت موثر هر جنبه از یک سازمان را در بر می‌گیرد تا نیازها و انتظارات تمامی سهامداران از طریق بهترین استفاده از همه منابع ارضا شوند”. تعریف مدیریت یکپارچه [2] .
- نحوه استقرارIMS:
- تعیین و تدوین خط مشی و اهداف ایمنی و بهداشت، زیست محیطی و کیفی و برنامه هاي سازمان.
- آموزش کاربردي پرسنل وتربیت ممیز.
- تحت کنترل درآوردن، یکپارچه سازي، بروز رسانی و بهینه سازي مستندات و سوابق سازمان
- ارزیابی ادواري و دوره اي انطباق با اهداف و برنامه ها و الزامات زیست محیطی و ایمنی و بهداشت .
- تدوین و تعیین معیارهاي عملیاتی و کنترل عملیات شامل: مخاطرات، ریسک، حوادث، جنبه ها، پیامدها .
- شناسایی الزامات قانونی و مقرراتی فعالیتها، محصولات یا خدمات مرتبط با خطرات و ریسکها و جنبه ها .
- تعیین،شناسایی و کنترل ریسک، جنبه ها و پیامدها و خطرات ایمنی و بهداشت شغلی .
- ایجاد مکانیزمی براي تعیین و پاسخگویی به طرفهاي ذینفع و ارتباطات داخلی و بیرونی (خارجی) سازمان .
- تجزیه و تحلیل اطلاعات با استفاده از انواع نمودارها، گزارشات آماري
- مزایای سیستم مدیریت یکپارچه:[3]
- بهبود عملکرد:
سیستم‌های مدیریت یکپارچه تاثیر مثبتی بر اجزای سیستم مدیریت خاص و نتایجی مانند بهبود در کیفیت، ایمنی، ریسک و بهره‌وری خواهند داشت.
- حذف افزونگی:
یکی از مزایای اصلی پیاده‌سازی استانداردهای سیستم مدیریت چندگانه, انطباق استانداردها برای یافتن اجزای مشترک یا منفرد سیستم مدیریتی است. این ابزارها شامل سیاستها, اهداف, فرایندها یا منابع هستند. برای مثال, ممکن است بتوانید یک روش برای آموزش, کنترل اسناد, بازبینی‌های مدیریت, حسابرسی‌های داخلی یا بهبودها داشته باشید. زمانی که شما بیش از یک استاندارد را اجرا می‌کنید, می‌توانید این شباهت‌ها را پیدا کنید که می‌تواند سازمان شما را به مقدار زیادی صرفه‌جویی کند و در عوض پول را برگرداند.
- پاسخگویی:
زمانی که سیستم‌های مدیریت چند گانه را در یک زمان ادغام می‌کنید و اهداف، فرایندها، و منابع منسجم را برقرار می‌کنید، با هم ترازی سیستم‌ها بهبود در پاسخگویی را خواهید دید.
- ایجاد سازگاری:
زمانی که از یک رویکرد یکپارچه استفاده می‌کنید، سازمان شما می‌تواند ثبات بهتری از سیستم‌های مدیریت ایجاد کند. زمانی که ثبات را ایجاد می‌کنید، سیستم پیچیده‌تر می‌شود و بنابراین راحت‌تر درک می‌شود. ثبات، یک تمرکز بهبود یافته بر دستیابی به یک مجموعه مشترک از اهداف که برای سازمان مهم هستند، ایجاد خواهد کرد.
- کاهش بوروکراسی:
کاهش بوروکراسی ناشی از حذف افزونگی است. اغلب اوقات وقتی استانداردهای مدیریت چندگانه پیاده‌سازی می‌شوند و یکپارچه نیستند, معضلات ناشی از ناتوانی در تصمیم‌گیری به دلیل لایه‌های سلسله‌مراتب ایجاد می‌شوند. زمانی که سیستم‌های مدیریت یکپارچه هستند, سازمان شما می‌تواند رویکردی سیستمی اتخاذ کند. فرآیندها بهتر می‌توانند تغییرات را تطبیق دهند. وقتی تغییر و تصمیم‌گیری آسان شود, بوروکراسی را کاهش خواهد داد. برای یک رویکرد موثر, ایجاد صاحبان فرآیند با یک تیم چندوظیفهای می‌تواند بسیار مفید باشد. این تیم‌ها مسئولیت و پاسخگویی را در یک رویکرد موثر برای شکست موانع تصمیم‌گیری و استقرار اتخاذ می‌کنند. همچنین ممکن است بخواهید یک مدیر پروژه را در نظر بگیرید که می‌تواند به پشتیبانی و پاسخ به تمام مسائل مربوط به ایزو فراخوانده شود.
- کاهش هزینه:
سیستم‌های مدیریت یکپارچه به سازمان شما این امکان را می‌دهد که حسابرسی و ممیزی یکپارچه را انجام دهد و فرایندها و منابع را بهینه کند. زمانی که می‌توانید این سیستم‌ها را ادغام کنید, می‌تواند زمان لازم برای انجام فعالیت‌های خاص را کاهش دهد, زمان وقفه را حذف کرده و بنابراین هزینه‌ها را کاهش دهد.
- بهینه‌سازی فرآیندها و منابع:
هنگام مشاهده نیازمندی‌های استاندارد, آنها را یک بار و یا کار اضافه‌شده به سازمان نمی‌دانند, بلکه به خاطر داشته باشید که آنها راهی برای تحقق انتظارات مشتریان, اشخاص علاقه‌مند و سازمان و ایجاد یک فرآیند موثر و موثر هستند. منابع می‌توانند بهینه شوند زیرا بر پیاده‌سازی فرآیند و افزودن ارزش به جای نگهداری سیستم اضافی متمرکز شده‌اند.
- کاهش تعمیرات:
نگهداری به بررسی‌های مطاوعت مداوم و اطمینان از تقویت نیازمندی‌های استاندارد سیستم مدیریت اشاره دارد. زمانی که یک سیستم مدیریت یکپارچه دارید, می‌توانید الزامات را به صورت همزمان حفظ کنید, فرآیند را ساده کنید و به سازمان اجازه دهید روی بهبود تمرکز کند تا سیستم‌های چندگانه زمانی که غیر ضروری است.
- حسابرسی یکپارچه:
زمانی که با یک سیستم مدیریت یکپارچه شروع می‌کنید، می‌توانید حسابرسی‌های را یکپارچه کنید. اگر به یادگیری بیشتر علاقه‌مند هستید، مزایای زیادی برای اینکه حسابرسی یکپارچه داشته باشید وجود دارد: حسابرسی یکپارچه سیستم مدیریت ISO.
- تسهیل تصمیم‌گیری:
حذف افزونگی و ایجاد ثبات در درون سازمان، اجازه کامل‌تری از نیازها و عملکرد عملکردی را می‌دهد. این رویکرد یکپارچه همچنین به سازمان اجازه می‌دهد تا موانع کارکردی و اجرایی را تحلیل کرده و در نتیجه ارتباط و تصمیم‌گیری را بهبود بخشد.
[1]. Bizikova, L., Swanson, D., & Roy, D. (2011). Evaluation of Integrated Management Initiatives. International Institute for Sustainable Development.
[2]. Dalling (2007) “Integrated Management Definition”, Chartered Quality Institute Integrated Management Special Interest Group, Issue 2.1.
[3]. Abrahamsson, S., Isaksson, R., & Hansson, J. (2010). Integrated management systems: advantages, problems and possibilities. In 13th Toulon-Verona Conference (pp. 1-12).
ترجمه و تدوین: دکتر هبه صفر
سایت:www.alighorbani.com